ഒരു ബിസിനസ്സ് ലെറ്റർ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ

ഓരോ ദിവസവും, 183 ബില്ല്യൺ ഇ-മെയിലുകൾ ലോകത്തിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ കത്ത് സാധാരണ ജനസാമാന്യത്തിൽ നഷ്ടമാകുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനായി ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ അറിയിക്കും. കൂടാതെ, സ്വീകർത്താവ് അവനെ കൊട്ടയിൽ അയച്ചിട്ടില്ലെന്നു മാത്രമല്ല, അദ്ദേഹത്തോട് അനുകൂലമായി പ്രതികരിക്കുകയും ചെയ്തു. ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എഴുതാനുള്ള നിയമങ്ങൾ എല്ലാവർക്കുമായി ഉപയോഗപ്രദമാകും. ഒഴിവാക്കൽ ഇല്ലാതെ. പാഠം എങ്ങനെയാണ് പ്രാധാന്യം നൽകുന്നത്?

പാരമ്പര്യമായി തുടങ്ങേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്: "ഡിയർ ഇവാൻ സെർജിവിച്ച്, ഹലോ!" ഒരു കച്ചവട കമ്പനിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്, "പ്രിയ" എന്ന "പ്രിയപ്പെട്ട" ക്ലാസിക്ക് അപ്പീൽ മാറ്റിയപ്പോൾ ഒരു കേസ് ഉണ്ടായിരുന്നു. വൈകാരികമായി അപ്പീൽ ചൂടായി തോന്നിയെങ്കിലും, പങ്കാളികൾ ജാഗരൂകരായിരുന്നു. ഒരു അവസരത്തിലും "നല്ല സമയം" എന്ന പ്രയോഗം ഒരു അഭിവാദനമായി ഉപയോഗിക്കാറില്ല - ഒന്നാമതായി, ജീവിതത്തിൽ ആരും ചർച്ചചെയ്യുന്നില്ല, രണ്ടാമതായി, കത്ത് ലഭിക്കുമ്പോൾ നിങ്ങൾക്ക് താത്പര്യമില്ലെന്ന് തോന്നാം.

എനിക്ക് സ്മൈൽ ലെറ്ററുകളിൽ ഉപയോഗിക്കാമോ?

കത്ത് അപരിചിതരോട് അഭിസംബോധന ചെയ്യുകയും ബിസിനസ്സ് സ്വഭാവത്തിലുള്ളതാകുകയും ചെയ്യുന്നെങ്കിൽ, സ്മൈലിയിൽ ഒരു പരിചയബോധം സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും. സഹപ്രവർത്തകരെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്ന അനൗപചാരിക കത്തുകൾ, പുഞ്ചിരി നിരോധനമില്ല. എന്നിരുന്നാലും, നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ സി.ഇ.ഒയ്ക്ക് ഒരു ദിവസം ആവശ്യമുണ്ടെന്ന് കത്ത് വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് പുഞ്ചിരിക്കുന്ന കണ്ണാടി പിടിക്കണമെന്ന് ആഗ്രഹിക്കുന്നുണ്ടോ?

പാശ്ചാത്തലശക്തികളെ തെറ്റിദ്ധരിപ്പിക്കാൻ അനുവദിക്കാതിരിക്കുന്നത് എങ്ങനെ?

നിങ്ങൾ എന്തെങ്കിലും അസംതൃപ്തിയുണ്ടെങ്കിൽ, എന്നാൽ നെഗറ്റീവ് വികാരങ്ങളുടെ പ്രത്യക്ഷപ്പെടൽ കുറ്റവാളിയുമായി ബന്ധം തകർക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ല, പക്ഷേ അവനുമായി ഒരു സൃഷ്ടിപരമായ സംഭാഷണം നടത്താൻ പോകുകയാണ്, ഉടൻ തന്നെ കത്ത് അയയ്ക്കരുത്. സംഘർഷത്തിൽ ഉൾപ്പെട്ടിട്ടില്ലാത്ത ഒരു സഹപ്രവർത്തകന് ഈ വാചകം വായിക്കാം, അല്ലെങ്കിൽ ടോണിന് ഒരു കത്ത് നിഷ്പക്ഷമായി എഴുതാൻ കഴിയുമ്പോൾ പിന്നീട് അയയ്ക്കുക.

നിങ്ങൾ എന്തു പറയുന്നു?

ഒരു കത്ത് എപ്പോഴും ഒരു തീം ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഇത് സ്റ്റാറ്റസ് സന്ദേശം നൽകുന്നു കൂടാതെ പലപ്പോഴും സ്പാമിലേക്ക് എത്തുന്നതിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കുന്നു. ഈ വിഷയം നിങ്ങൾക്ക് അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ അഭിഭാഷകൻറെ വിഷയം വിശദീകരിക്കാൻ ഹ്രസ്വവും വിഷമവും ആയിരിക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു കോൺഫറൻസിൽ, ഫോറിലോ, പ്രദർശനത്തിലോ നിങ്ങൾ ഒരു ക്ലയന്റിനെ കണ്ടുമുട്ടിയാൽ, "ബോക്സിൻറെ" അല്ലെങ്കിൽ "സഹകരണം" എന്ന വിഷയത്തിൽ ഒരു കത്തുകൾ നിരവധി ബോക്സുകളിൽ ഉണ്ടാകും എന്ന് ഊഹിക്കുന്നത് ന്യായയുക്തമാണ്. അതിനാൽ, നിങ്ങളുടെ പേര് അല്ലെങ്കിൽ കമ്പനിയുടെ പേര് അവനെ നന്നായി ഓർമ്മിപ്പിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ദീർഘമായ അറിവുണ്ടെങ്കിൽ, ആ കത്തിന്റെ വിഷയത്തിൽ ടീം വർക്ക് അല്ലെങ്കിൽ കറസ്പോണ്ടൻസ് എന്ന വിഷയത്തെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു: "..." എന്ന ചോദ്യമാണ്, "അഭിപ്രായമിടുക ..."

ഔദ്യോഗികഭാഷയിലൂടെ ഔദ്യോഗിക ഭാഷയിലേക്ക് മാറണോ?

കർശനമായ ബിസിനസ്സ് ടോണിൽ എഴുതിയിരിക്കുന്ന ഒരു കത്ത് നിങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചാൽ, അതേ രീതിയിൽ നിങ്ങൾ ഉത്തരം നൽകണം. ഒരു ബിസിനസ് കത്ത് എഴുതുന്നതിനുള്ള ഈ നിയമം അവഗണിക്കുക പാടില്ല.

ഔപചാരികഭാഷയിൽ നിന്നുള്ള മാറ്റം അനൗപചാരികമായ ഒരു ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസിലേക്ക് ഇടപെടുന്നത് പലപ്പോഴും കാര്യക്ഷമമായ ഇടപെടലിലേക്ക് നയിക്കുന്നതായി അനുഭവം തെളിയിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് കാര്യങ്ങൾ ചർച്ചചെയ്യാനും പങ്കാളികളുമായി സൗഹൃദം പുലർത്തിയെടുത്താൽ അവരുടെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനായി അവരെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതും നിങ്ങൾക്ക് പ്രയാസമായിരിക്കും. ഔദ്യോഗിക ഭാഷ പ്രശ്നങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കും. ഔപചാരിക ശൈലി അവരുടെ സ്വന്തം പ്രസ്താവനകളിൽ ആദ്യം തിരുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു, അത് മികച്ച ഫലം നൽകുന്നു.

ഉത്തരം അയക്കുന്നതിന് വേഗതയേറിയുള്ള ഉത്തരം എത്ര ശക്തമാണ്?

"അടിയന്തിരമായി" അല്ലെങ്കിൽ "പെട്ടെന്നുതന്നെ" എന്ന വിഷയത്തിൽ എഴുതുന്നതിനു പകരം നിങ്ങൾക്കൊരു ഉത്തരം ലഭിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന കൃത്യമായ സമയരേഖ അക്ഷരത്തിൽ സൂചിപ്പിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. ഉദാഹരണത്തിന്: "അത്തരം ഒരു തീയതി വരെ ഞാൻ മറുപടി അയയ്ക്കാം" അല്ലെങ്കിൽ "നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥനയെക്കുറിച്ച് ഈ തീയതിക്ക് മുമ്പായി ഒന്നും തീരുമാനിക്കരുതെന്ന് ഞാൻ നിങ്ങളോട് അഭ്യർത്ഥിക്കുന്നു. ആ സംവിധാനത്തിന്റെ ഉത്തരവാദിത്തം വേഗത്തിലാക്കാൻ ശ്രമിക്കരുത്: "ഞാൻ നിങ്ങളുടെ സമ്മതം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു" അല്ലെങ്കിൽ "ഉറപ്പായിട്ടുള്ളതിൽ ഞാൻ മറുപടി പറയാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു." വ്യക്തിക്ക് സ്വയം ചിന്തിക്കാനുള്ള അവസരം കൊടുക്കുക.

ഏത് സാഹചര്യത്തിലും, പ്രധാനപ്പെട്ടത് പ്രധാനകാര്യമാണോ?

കത്ത് പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ നിങ്ങൾക്കത് മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ അഭിഭാഷകനുമായി വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ടതും പ്രധാനപ്പെട്ടതും മാത്രമാണ് ഈ ഉപകരണം ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്. എല്ലാ കേസുകളും ഇതുപോലെയാണെന്ന് നിങ്ങൾ കരുതുന്നുണ്ടോ? നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ഇന്റര്നെറ്റ് അക്ഷരങ്ങളും ചുവന്ന പതാകകളും ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങളുമുപയോഗിച്ച് അടയാളപ്പെടുത്തുക - തെറ്റ്. ഒരു ചങ്ങാതിയെയും ഒരു ചെന്നായയെയും കുറിച്ചുള്ള കഥാപാത്രമായ ഓർമ്മക്കുറിപ്പ് ഓർക്കുക: നിങ്ങൾക്ക് ശരിക്കും വായിക്കാൻ ഒരു കത്ത് ആവശ്യമായി വരുമ്പോൾ അത് അവഗണിക്കപ്പെടും.

ഫലത്തിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന വിവരണങ്ങൾ കൃത്യമായി എങ്ങനെ എഴുതാം?

നിങ്ങൾ നിരസിക്കാൻ നിർബന്ധിതനാവുകയാണെങ്കിൽ, പരാജയപ്പെട്ട ഒരു പ്രസ്താവനയുമായി സന്ദേശം ആരംഭിക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ തീരുമാനത്തിന് ഉടനടി വിശദീകരിക്കുകയും വിശദീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക, ചില സാഹചര്യങ്ങളിൽ കാര്യം പരിഗണനയിലേക്ക് മടങ്ങിവരുകയും ചെയ്യാം. നിങ്ങൾക്ക് കാണിച്ച താല്പര്യത്തിന് നന്ദി, കേസിന്റെ അത്തരമൊരു അനന്തരഫലത്തെക്കുറിച്ച് ഖേദം പ്രകടിപ്പിക്കുകയും, കത്ത് ഒരു നല്ല കുറിപ്പിൽ അവസാനിപ്പിക്കുക, ഉദാഹരണത്തിന്, "ഞാൻ വിജയം ആഗ്രഹിക്കുന്നു".

അക്ഷരം എത്ര വലുതായിരിക്കും?

ടെക്സ്റ്റിന്റെ രൂപീകരണം, ചാപ്റ്ററുകൾ, ഖണ്ഡികകൾ, ഖണ്ഡികകൾ എന്നിവയെ തകർക്കുക - അല്ലെങ്കിൽ ദൈർഘ്യമേറിയ സന്ദേശം കണ്ടെത്തുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാണ്. വിവരങ്ങൾ ഒരു തുടർച്ചയായ കഷണം നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, രണ്ടാമത്തെ വരിയിൽ വ്യക്തി താത്പര്യം നഷ്ടപ്പെടും. വലിയ ഇന്റർനെറ്റ് അക്ഷരങ്ങൾ കംപൈൽ ചെയ്യാനുള്ള മികച്ച ഫോർമുല ഇങ്ങനെ കാണുന്നു: ഒരു ചിന്ത ഒരു ഖണ്ഡികയാണ്. സങ്കീർണമായ വാക്യങ്ങളും മങ്ങിപ്പിക്കപ്പെട്ട പദങ്ങളും ഒഴിവാക്കുന്നതും പ്രധാനമാണ്. നിങ്ങളുടെ കത്ത് വേഗത്തിൽ പ്രതികരിക്കുന്നതിന്, ഒരു വ്യക്തിക്ക് അവനിൽ നിന്നും ശരിക്കും ആവശ്യമുള്ള കാര്യങ്ങളിൽ നിന്നും ആദ്യം മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും.

അത് എങ്ങനെ സമർപ്പിക്കാം?

കത്ത് മറുപടി, അവസാനം നിങ്ങളുടെ പേര്, അവരുടെ പേര് സൂചിപ്പിക്കാൻ മതി. നിങ്ങൾ കറസ്പോണ്ടൻസ് ആരംഭിച്ചാൽ, നിങ്ങളുടെ സ്ഥാനത്തെയും ബന്ധപ്പെടാനുള്ള ഫോൺ നമ്പറേയും സൂചിപ്പിക്കുന്നു. കത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ അപ്പീൽ "പ്രിയേ ..." എന്ന പ്രയോഗം ഉപയോഗിച്ച്, "വിശ്വസ്തതയോടെ" എന്ന പ്രയോഗത്തോടെ അത് അവസാനിപ്പിക്കരുത്. എഴുതുക: "നല്ല ആശംസകൾ" അല്ലെങ്കിൽ "ആത്മാർത്ഥതയോടെ നിങ്ങൾ". മെയിലറിലെ നിരവധി തരം സിഗ്നേച്ചറുകൾ നേടുകയും സാഹചര്യത്തെ ആശ്രയിച്ച് അവ ഉപയോഗിക്കുകയും ചെയ്യുക.

വില്ലേജ് ഗ്രാൻഡ്ഫതറിൽ.

• ഗവേഷണ കമ്പനിയായ റാഡികട്ടി ഗ്രൂപ്പിന് അനുസരിച്ച് ലോകത്താകമാനമുള്ള 183 ബില്ല്യൻ ഇന്റർനെറ്റ് കത്തുകൾ, പ്രതിദിനം 2 മില്യണിലധികം കത്തുകൾ അയക്കുന്നു.

• ആൻറി സ്പാം സിസ്റ്റങ്ങളുടെ അറിയപ്പെടുന്ന നിർമാതാക്കളായ കാസ്പെർസ്കി ലാബ് ഒരു ദിവസം അയച്ച എല്ലാ 80% മെയിലുകളും സ്പാം ആണെന്ന് കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു.

Mail.ru മെയിൽ സിസ്റ്റത്തിന്റെ 70 ദശലക്ഷം രജിസ്റ്റേർ ചെയ്ത ഉപയോക്താക്കളിൽ ഗാലപ് മീഡിയ ഏജൻസി പറയുന്നത്, ഏകദേശം 8 മില്ല്യൻ ദൈനംദിന മെയിൽബോക്സ് പരിശോധിക്കുക.

• എല്ലാ സ്പാമുകളും അമേരിക്ക, റഷ്യ, പോളണ്ട് എന്നിവിടങ്ങളിൽ നിന്ന് അയയ്ക്കപ്പെടുന്നു.

• മെയിൽ വഴി അയയ്ക്കുന്ന അനധികൃത പരസ്യം ചെയ്യലിന്റെ ഏറ്റവും സാധാരണമായ വിഷയങ്ങൾ മരുന്നുകളും പരിചയക്കാരും ആണ്.